ERPNext magyar könyvelés

“Könyvelni kockás papíron is lehet.”

Tartja az ismeretlen könyvelőtől származó “ősi” közmondás. De ennek ellenére ma már szinten mindenki (általában) valamilyen kettős könyvviteli, könyvelő programmal könyveli a gazdasági eseményeket. De a vicces megjegyzés nagyon jól rávilágít arra a lényeges pontra, hogy nincsen könyvelőprogramokra vonatkozó előírás, hanem a különböző, pl számviteli rendet érintő jogszabályokból lehet csupán azt kiolvasni, hogy magának a könyvelésnek milyen szabályok mentén kell megtörténnie.

Akkor miért használnak a könyvelők valamilyen könyvelési programot?

A könyvelő programok rengeteg dolgot automatizálnak és leegyszerűsítenek, ezért szeretik a könyvelők a saját könyvelő programukat használni. Jóval kevesebb manuális munkát kell elvégezniük a könyvelőknek és az automatizációknak köszönhetően az adatrögzítésből adódó esetleges pontatlanságokat is minimalizálhatják.

A másik fontos szempont, hogy nem csupán a gazdasági események rögzítése egyszerűsödik a könyvelő programoknak és azok automatizmusainak köszönhetően, hanem az állam részére elkészítendő bevallások előállítását is nagyban megkönnyítik. Nem titok, hogy a legtöbb könyvelő program a havi áfabevallásokat az ÁNYK formátumában szinte gombnyomásra el tudja készíteni. (Igaz, több kevesebb sikerrel, mert rengeteg speciális eset van amelyeket csak a megfelelően rögzített bizonylatok esetén fog jól használni a rendszer, azaz könyvelői tudásra szükség van abban a tekinteten is, hogy a speciális esetek bizonylatait akár kézzel felülvizsgálva, szükség esetén javítva könyveljék, hogy utána a bevalláskészítés már lehetőleg hibamentes legyen, függetlenül a használt programtól).

A havi bevallás mellett az éves beszámoló készítésben is nagy segítséget nyújtanak a könyvelő programok, de az az érdekesség, hogy ez a funkció sincs minden könyvelő programban megfelelően elkészítve. Ezért is van a piacon több beszámoló készítő megoldás, amit párban szoktak a kettős könyvviteli rendszerrel használni a könyvelők.

Miért érdekes ez az ERPNext szempontjából?

A fentiekből látszik, hogy egyrészt kényelmi, másrészt sebesség, harmadrész pontosság miatt választják a könyvelők a saját könyvelő programjuk használatát, hiszen a kézi könyveléstől ma már elszoktak és viszonylag kevesek azok, akik tudják, hogy mi történik a “motorháztető” alatt és képesek lennének paraméterezni, vagy akár ellenőrizni könyvelőprogramunk működését.

Ebből következik, hogy az ilyen típusú könyvelők, akik már nem valószínű, hogy képesek lennének kockás papíron könyvelni, más rendszerekben való könyvelést nem akarják és nem is tudják megoldani, vagy jellemzően értelmezhetetlen extra díjat kérnének érte, pedig valójában az ő munkájuk csökkenne, tehát kedvezményre lennénk jogosultak.

Ott van azonban a szakma azon része, akiknek teljesen mindegy, hogy milyen program elé kerülnek, mert magasabb tudással, más szempontból tekintenek a könyvelésre. Ők a saját munkájuk könnyítése érdekében további automatizációkat és paraméterezéseket is képesek elvégezni a programok mélyebb szintű ismerete nélkül.

Hogyan használható az ERPNext magyar könyvelésre?

A fentiekből következik, hogy több út is van az ERPNext magyar használatára. ERP rendszerek használata esetén az alábbi megoldásokkal szoktunk találkozni:

• Kettős könyvelés. De nem abban az értelemben. Hívjuk inkább párhuzamos könyvelésnek. Ilyenkor hiába vannak a gazdasági események, akár automatikusan könyvelvei az ERPNext rendszerben, például egy adminisztrátor által, a hivatalos könyvelő nem nyúl a rendszerhez, esetleg jobb esetben onnan vesz át adatokat a sajátjába. De a lényeg, hogy mindent ő is lekönyvel a saját rendszerébe. Nem kell mondanunk, hogy ez milyen kontraproduktív. Főleg annak ismeretében, hogy például a beszámoló készítéshez még egy harmadik programot fog használni.
• A másik út, hogy minden tranzakció az ERPNextbe kerül könyvelésre, akár automatikusan, és a könyvelő is ide könyvel, illetve ellenőrzi és jóváhagyja a nem általa könyvelt tételeket. Továbbá az ERPNext-ből kerülnek elállításra azok a nyers adatok, amelyek alapján az állam számára a bevallásokat elő lehet állítani, azaz az ANYK-ban a megfelelő bevallásokat kézzel tölti ki a könyvelő.
• Cégmérettől, cégformától, a cégre vonatkozó előírásoktól függően dől el, hogy milyen bevallásokra van szükség, így az is előfordulhat, hogy az ERPNext képes lehet az adóhatóság számára szükséges bevallás elkészítésére, bár az ANYK formátumban történő exportálás az bizonyára egyedi fejlesztést jelent. De idővel akár az összes bevallás elkészíthető lehet az ERPNext-ből.
• A fentiek ismeretében nekünk a legoptimálisabb megoldásnak azonban az az út tűnik, amikor a könyvelés az ERPNext-ben történik. Mivel akkor is lehet külső szoftver használatára szükség ha a könyvelő csak a saját szoftverét használja, vagy párhuzamosan könyvel a saját szoftverébe, így az ERPNext mellett a bevallásokat és beszámolót az ERPNext exportját feldolgozni képes külső szoftverrel történő elkészítése az ajánlott.

Mik az előnyei az ERPNext-ben való könyvelésnek?

Single source of truth - azaz mindenki ugyan onnan tájékozódik, mindenki ugyan azt látja. (persze a megfelelő jogosultsággal). Egy felületet kell csak megtanulni, ami az ERPNext esetében elég intuitív. Nincs dupla munka, a legtöbb dolog automatizálható, hiszen például a kimenő számláink automatikusan könyvelésre kerülnek. Ahogy a bejövő számláinkat is elsősorban az ERPNext-nek kell kezelnie, hiszen akkor látjuk azok fizetési státuszát például. Amit akár bankszinkronizációval is egyszerűsíthetünk.

Oké, de hogyan készülnek akkor a bevallások és a beszámoló?

A magyar ERPNext és Frappe közösség folyamatosan dolgozik az ERPNext lokalizálásán, így idővel a legideálisabb 3. pontban említett megoldás elérésére törekszünk, de addig is az ERPNext könyvelésre történő használata a külső Excel alapú bevallás és beszámoló készítő szoftverekkel a legideálisabb. Amelyeken kívül további magyar könyveléshez kapcsolódó, könyvelési feladatot egyszerűsítő Excel szoftverek érhetőek el, amelyekbe az adatokat az ERPNext szolgáltatja.